با حضور معاون اسناد و کتابخانه های غرب کشور، مسئولان دانشگاه و مسئولان اسناد پزشکی واحدهای تابعه، جلسه بررسی اسناد و مدارک اداری در در دانشگاه علوم پزشکی ایلام برگزار شد.
به گزارش خبرنگار وب دا، در ابتدای این جلسه مراد جعفرزاده کارشناس اسناد و مدارک دانشگاه علوم پزشکی ایلام ضمن خیر مقدم به معاون اسناد و کتابخانه ملی غرب کشور و تقدیر از همکاران و دست‌اندرکاران اسناد و مدارک دانشگاه اظهار کرد: اسناد و مدارک محصول اندیشه، فعالیت‌ها و تجاربی است که در تعالی اهداف هر سازمان و مجموعه نقشه بی واسطه و قابل توجه دارد.
وی افزود: اسناد و مدارک و اطلاعات هر سازمان نیاز به طبقه بندی و نگهداری اصولی دارند که کمترین توجه و سهل انگاری باعث به وجود آمدن صدمات جبران ناپذیری در نگهداری آنان خواهد شد.
کارشناس اسناد و مدارک دانشگاه علوم پزشکی ایلام با بیان اینکه حفاظت و نگهداری اسناد و اطلاعات طبقه بندی شده باید به عنوان یک وظیفه سازمانی در اولویت کاری قرار گیرد، ادامه داد: تمام تلاش خود را به کار گرفته ایم تا در این راه بدون هیچ مشکلی، امانت دار خوبی برای حفظ و نگاهداری اسناد و مدارک دانشگاه باشیم.
در ادامه نیز معاون اسناد و کتابخانه ملی غرب کشور ضمن تقدیر از مسئولان دانشگاه علوم پزشکی ایلام و خدمات شایسته کارشناس اسناد و مدارک دانشگاه علوم پزشکی ایلام گفت: هر سازمان مجموعه‌ای که با مسائل مختلف و متعددی در ارائه خدمات مواجه می باشد، ثبت و بایگانی و طبقه بندی اسناد و مدارک از ملزومات اصلی آن محسوب می گردد.
یوسف میرزایی ادامه داد: انتخاب صحیح این اطلاعات و دسترسی آسان و دقیق به آنان و جلوگیری از اتلاف منابع و اطلاعات نیاز به امکانات و تجهیزات و توجه ویژه ای دارد.
وی در ادامه این بحث گفت: بنابراین با باید در تنظیم و بایگانی مدارک باید توجه داشت که با استفاده از امکانات و تجهیزات لازم، دسترسی سریع و آسان به آنان امکان‌پذیر باشد و در نگهداری و مراقبت از آنان نهایت کوشش و اهتمام به کار گرفته شود.
معاون اسناد و کتابخانه ملی غرب کشور خاطرنشان کرد: خوشبختانه در دانشگاه علوم پزشکی ایلام طبق بازدیدهای به عمل آمده و مراحل مربوط به ثبت، طبقه‌بندی و نگهداری از اسناد و مدارک اداری با اهتمام شایسته و ارزشمند آقای جعفرزاده کارشناس اسناد و مدارک دانشگاه در شرایط مطلوبی قرار دارد.
میرزایی در بخش دیگری از سخنان خود بیان کرد: 12 استان در کشور مسئولیت رسالت سازمانی اسناد ملی را برعهده دارند که ایلام یکی از این استان‌ها است که 5 استان غربی کشور را تحت پوشش خود دارد.
وی در پایان سخنان خود علاوه بر نحوه نگهداری مطلوب بایگانی اسناد و مدارک و استفاده از تجهیزات و امکانات مربوطه، ارائه آموزش کارشناسان اسناد و مدارک را در راه تحقق اهداف و برنامه های مدنظر مهم و راهبردی عنوان کرد.
رئیس بازرسی و پاسخگویی به شکایات مردمی دانشگاه نیز بعنوان دیگر سخنران این جلسه ضمن خیر مقدم به معاون اسناد و کتابخانه ملی غرب کشور گفت: الکترونیکی شدن اسناد و مدارک می‌تواند دسترسی به آنان را تسهیل نماید بنابراین لازم است در دانشگاه بایگانی اسناد به سمت الکترونیکی شدن سوق داده شود.
دکتر رسول دشتی ادامه داد: برای الکترونیکی شدن اسناد و مدارک باید ابتدا زیرساخت‌ها و ملزومات آن فراهم شود سپس با برنامه‌ریزی مدون در راه الکترونیکی شدن اسناد و مدارک گام برداشت.
در ادامه نیز علی رحمانی رئیس تخلفات اداری دانشگاه ضمن خیر مقدم به معاون اسناد و کتابخانه ملی غرب کشور ابراز داشت: بدون تردید عدم وجود یک سیستم و برنامه منظم و مداوم برای طبقه‌بندی تنظیم و نگهداری و استفاده از اسناد و مدارک موجود تراکم پرونده‌ها کندی در مراحل انجام کار دوباره کاری و در نتیجه اختلاف و اختلال در گردش مکاتبات و اجرای وظایف مربوط خواهد شد.
وی ادامه داد بنابراین باید با راهکارهای جدید و استفاده از ابزارها و امکانات و همچنین نیروی انسانی متخصص در راه طبقه بندی و بایگانی اسناد گام برداشت.
در ادامه این جلسه نیز دیگر اعضا دیدگاهها، نقطه نظرات و راهکارهایی را برای حفظ نگهداری و ثبت اسناد و مدارک نکاتی را بیان نمودند و توسط حاضران مواردی در این راستا به تصویب رسید.