|
جایگاه روابط عمومی الکترونیک در ایران کجاست ؟
|
|
«روابط عمومی الکترونیک» (EPR) تنها واژه ای نیست که این روزها به فن یا علم روابط عمومی مدرن اطلاق می شود. روابط عمومی جدید و مبتنی بر تکنولوژی اطلاعات Information Technology، انواع واقسام مختلفی دارد و چه بسا دایره فعالیت هر یک از آنها با دیگری تفاوت اساسی داشتهباشد. در این مقاله سعی می شود هر یک از این مفاهیم بررسی و ابعاد و چارچوب آن مشخصشود. بدیهی است در نهایت آنچه مهم می باشد روح جدید حاکم بر این نوع از روابط عمومیاست نه نام یا اصطلاحی که به آن فعالیت اطلاق می شود. در ایران نیز نشانه های قویاز رویکرد روابط عمومی ها به این پدیده های جدید مشاهده می شود.
|
|
روابط عمومی الکترونیک
به نوعی از روابط عمومی اطلاق می شود که در آن از ابزارهایالکترونیک نظیر سیستم پاسخگویی الکترونیک، رادیو، Voice و نظایر آن برای انجامماموریت های روابط عمومی استفاده می شود. قرار دادن متون انتشاراتی تولید شده درروابط عمومی با همان شکل و فرمت مثلا در قالب PDF نیز در چارچوب روابط عمومیالکترونیک قرار می گیرد.
در روابط عمومی الکترونیک به جای بهره گیری از شیوه های سنتیمواجهه با مشتریان یا مخاطبان، از تکنولوژی های الکترونیکی به منظور سهولت، سرعت وفراگیری بیشتر استفاده می شود.
در هر صورت فرآیند گام گذاشتن روابط عمومی از شکلسنتی به عرصه الکترونیک، یک جهش و گام اساسی برای ورود به دنیای مجازی Cyberspace محسوب می شود و سنگ بنای سایر فعالیت های روابط عمومی در فضای آنلاین در همین مرحلهگذاشته می شود.
روابط عمومی دیجیتال
شاید بتوان گفت بعد از پروسه تبدیل روابط عمومی سنتی به روابطعمومی الکترونیک، انجام فعالیت ها در چارچوب روابط عمومی دیجیتال، دومین گام بنیادیدر این راستا تلقی می شود. در روابط عمومی دیجیتال متون تولیدی و محتوای مورد نظر Contents از فرمت معمولی چاپی "printed" به فرمت صفر و یک تبدیل و به عبارت دیگر دراین حالت، صفحات pdf تبدیل به صفحات HTML می شود. در روابط عمومی دیجیتال هنوزمحتواها همان محتواهای روابط عمومی سنتی هستند با این تفاوت که قابلیت جستجو (Search) و کپی مطالب به صورت Text برای مخاطب وجود دارد.
برخی از اسناد، نامهها، فرم ها و تقاضاها به وسیله ابزارهایی نظیر Email امکان ارسال و نقل و انتقالدارند، اما جهت فعالیت هنوز یک طرفه است؛ یعنی هنوز ارتباط فرد به فرد یا چهره بهچهره در فضای سایبر، برقرار نشده است و همه چیز در یک چارچوب به شدت بوروکراتیک ومطابق ضوابط حاکم بر فضای رسمی و اداری روابط عمومی ها صورت می گیرد.
روابط عمومی آنلاین
در این مرحله، روابط عمومی گامی بلند و شتابان به سمت تحول ماهیتفرآیندهای روابط عمومی برمی دارد. با آنلاین شدن روابط عمومی، خدمات به صورت شبانهروزی در اختیار مخاطب و مشتری قرار می گیرد. برای رسانه های مبتنی بر web اعتبارقائل می شود، خبردهی و خبریابی مبتنی بر فضای وب مرسوم می شود، اخبار روابط عمومیعلاوه بر رسانه های مکتوب printed Media و رسانه های صوتی و تصویری، برای رسانه هایآنلاین و اینترنتی نیز ارسال می شود، همایش های خبری آنلاین برگزار می شود، امکانانتشار همزمان مصاحبه ها و گفتگوهای زنده روی اینترنت فراهم می شود، تکذیبیه ها وپاسخ های رسمی برای نشریه های الکترونیکی، سایت ها، وبلاگ ها، روزنت ها و خبرگزاریهای اینترنتی فرستاده می شود و به طور کلی روابط عمومی آنلاین نسبت به محتوای تولیدشده در اینترنت عکس العمل نشان می دهد.
همچنین شرکت در چت روم ها (chatrooms) وارسال نامه ها از طریق پست الکترونیکی جدی گرفته می شود و وب سایت سازمانی فعال میشود.
روابط عمومی سایبر
شاید بتوان گفت کامل ترین و جامع ترین شکل متصور برای روابط عمومیالکترونیک، روابط عمومی سایبر است.
منظور از روابط عمومی سایبر، فرآیندی است کهدر آن روابط عمومی به صورت کاملا آنلاین درآمده که ویژگی تعاملی و مشارکت پذیری آنبسیار برجسته و بارز است. مخاطب یا مشتری در روابط عمومی سایبر در جایگاه اول اهمیتایستاده است و به جای توده های انبوه به تک تک افراد توجه کامل می شود. هیچ نامه ایبدون پاسخ نمی ماند و هیچ انتقادی از نظرها پنهان نمی شود، کارکنان روابط عمومیسایبر نه فقط در ساعات اداری، بلکه در تمام مدت شبانه روز و در تمام ایام هفته (بدون تعطیلی) و در تمام زمان ها و مکان ها به انجام فعالیت می پردازند. گاهیرخدادی در یک روز تعطیل نیازمند توجه، واکنش یا پاسخ است و این کار باید توسطکارکنان روابط عمومی سایبر و با استفاده از اختیارات و سطوح دسترسی Access آنها بهوب سایت سازمانی یا پست الکترونیک یا پیام رسانان فوری صورت گیرد.
بنابراین درروابط عمومی سایبر، مفهوم کار و ساعت کاری تغییر پیدا می کند وحضور در چنین نهاد یاسازمان یا بخشی به منزله یک شغل Fulltime محسوب می شود. داشتن تخصص های ویژه، تسلطبه نرم افزارها (software) و مهارت های دیجیتالی Digital Skills از جمله ضرورت هاینیروهای روابط عمومی سایبر است.
ارائه خدمات آنلاین بدون نیاز به حضور مشتری یامخاطب بخش دیگری از فعالیت های روابط عمومی سایبر است که آن را تا حد زیادی بهفرآیند تجارت الکترونیک (E-Commerce) نزدیک می کند.
شاید بتوان گفت بدون ورودسازمان به عرصه تجارت الکترونیکی امکان استقرار کامل روابط عمومی الکترونیک نیزوجود ندارد و چه بسا زیرساخت ها و بسترهای فنی و مخابراتی و ارتباطی این دو پدیده وفعالیت مشترک باشد.
استفاده از تازه ترین تکنولوژی های اطلاعاتی همچونپادکستینگ (podcasting)، خبرخوان (RSS)، ویکی پدیا (wikipedia)، کانترینگ (countering)، سرچ کردن (Searching)، مانیتور کردن (monitoring) ، تالارهای گفتگو (Forum ) ، خبرنامه های الکترونیکی ( Newsletter) ، گروههای ایمیلی ( MAil Groups) چت رومها ( Chatrooms ) مسنجرها (Messengers ) وبلاگ سازمانی (Weblog) ،و ابزارهای مشارکتی WEB2.0 ، از دیگر ویژگی های روابط عمومی سایبر است، در حقیقت یکروابط عمومی سایبر باید پا به پای پیشرفت تکنولوژی، بر مهارت های خود بیفزاید و بهاصطلاح از قافله فناوری عقب نباشد.
داشتن وبلاگ در این مرحله بسیار ضروری است. سیستم های نظرسنجی اینترنتی، افکارسنجی های مبتنی بر وب نیز در این چارچوب موردبررسی قرار می گیرند.
داشتن یک وب سایت سازمانی قوی با امکانات چند رسانه ای (Multimedia) و فعالیت در خارج از مرزهای جغرافیایی یک کشور، روابط عمومی سایبر راتبدیل به حوزه ای بین المللی می کند که با مخاطبان جهانی مواجه است. جایگاه سازماندر موتورهای جستجو، امکان جستجو در سایت، پاسخ فوری به نظردهندگان، دخالت دادنمخاطبان در فرآیندهای تصمیم گیری و فعالیت ها، تعامل با سازمان های همسو از دیگرمواردی است که روابط عمومی سایبر به آن توجه دارد.
روابط عمومی اینترنتی
برخی سازمان ها اصولا بر بستر اینترنت متولد شده اند و در همانفضا فعالیت می کنند و حیات و ممات آنها وابسته به جایگاه شان در اینترنت است. مهمترین فعالیت این سازمان ها در عرصه اینترنت برای بقا و رشد و توسعه، در چارچوبروابط عمومی اینترنتی انجام می شود. کارکنان چنین نهادی هر یک از برخی جهات بهکارمندان بالقوه و بالفعل روابط عمومی تبدیل می شوند.
در روابط عمومی اینترنتیبا مفهوم و چارچوب فوق، همه امور فوق العاده تخصصی و فنی است و استفاده حداکثری ازتکنولوژی های نرم افزاری و اطلاعاتی صورت می گیرد.
روابط عمومی اینترنتی خود بهدنبال ابداع شیوه ها و متدهای جدید برای رشد سازمان و ارتقای جایگاه آن در جهاناست.
روابط عمومی مجازی
روابط عمومی مجازی را می توان نوعی از روابط عمومی دانست که وجودخارجی ندارد، هرچند ممکن است سازمان اصلی متبوع آن در جهان واقعی وجود داشته باشد. این فرآیند اشاره به نوعی از فعالیت روابط عمومی دارد که فعالیت های آن در چارچوبسازمان بروکراتیک نیست و هر یک از ماموریت های آن توسط بخش خصوصی یا اشخاص منفرد درخارج از سازمان انجام می شود.
روابط عمومی در این شکل، به صنعت تبدیل می شود وامور آن توسط متخصصان هر فن با استفاده از تازه ترین تکنولوژی ها صورت می پذیرد ونتایج آن در اختیار سازمان قرار می گیرد.
به هر حال واقعیت این است که امروزهفعالیت روابط عمومی از قالب های سنتی خود خارج شده و اشکال متنوع و متفاوتی به خودگرفته است. وجه مشترک همه این فعالیت ها، استفاده از تکنولوژی های اطلاعاتی وافزایش قدرت تعامل با مخاطب-مشتری می باشد.
در واقع آنچه روح روابط عمومیالکترونیک را می سازد، بینش حاکم بر آن است و تکنولوژی ابزاری برای تحقق این آرمانمی باشد.
جایگاه ایران
با توجه به وضعیت موجود زیرساخت های فناوری اطلاعات در ایرانوکیفیت کارکرد روابط عمومی ها از نظر فعالیت های الکترونیک و اینترنتی، می توان گفتدر میان همه اشکال روابط عمومی مدرن، ما فعلا در حد فاصل روابط عمومی الکترونیک وروابط عمومی دیجیتال قرار داریم.
وجود سیستم های پاسخگویی الکترونیک در بخشمخابرات سازمان ها، قرار دادن نسخه pdf بروشورهای منتشر شده بر روی اینترنت و وبسایت هایی با فرمت html و Text، نشانه هایی از رویکرد روابط عمومی ها به این پدیدههای جدید به شمار می روند.
در هر صورت از یاد نباید برد که EPR، به عنوان وسیلهای برای خدمت رسانی سریع تر و گسترده تر به مردم محسوب می شود و هر قدر دامنهاستفاده مردم و سازمان های دولتی و حتی بخش خصوصی از این تکنولوژی های جدید ارتباطیفراگیرتر شود، گام های بلندتری برای دستیابی به رشد و توسعه در ایران اسلامیبرداشته خواهد شد.
|
چرا روابط عمومیالکترونیک؟
حمیده آراسته - با شروع هزاره سوم، سازمان‌ها و جامعه ایران در آستانة ورود به جامعه اطلاعاتیهستند؛ جامعه‌ای که در آن بر اثر تغییرات و نوآوری‌های تکنولوژیکی، ارتباطات واطلاع‌رسانی و ارائة خدمات سرعت بالایی پیدا کرده و این نوآوری‌ها باعث ایجادچالش‌ها و فرصت‌هایی برای سازمان‌ها و بویژه روابط عمومیها در خصوص چگونگی ارتباطبا محیط و ایفای نقش‌های موثر در درون و برون‌سازمان و ضرورت هماهنگ ساختن سازمانبا تغییرات محیطی شده است.
روابط عمومی در جامعه اطلاعاتی باید در سازمان حضوری قدرتمند ومؤثر داشته باشد تا بتواند مدیریت را در تصمیم‌گیری‌ها و استراتژی‌های سازمان درقبال محیط و مخاطبان یاری رساند و وی را از اهمیت ارتباط دوسویه با محیط، ارزیابیسازمان از نظر مخاطبان ، ضرورت مخاطب محوری در سازمان، تطبیق برنامه‌ها و سیاست‌هایسازمان با گرایش‌ها و خواسته‌ها و نیازهای مخاطبان، آگاه کند.
تحولات ناشی ازپیشرفت فنآوری اطلاعات و ارتباطات، مفهوم بسیاری از پدیده‌ها از جمله "روابط عمومی" را دستخوش دگرگونی ساخته و تاثیرپذیری از فنآوریهای نوین ارتباطی عصر جدیدی را درتاریخ روابط عمومی ایجاد کرده و بستر شکل‌گیری ”روابط عمومی الکترونیک“ را فراهمساخته است.
باید پذیرفت که در شرایط کنونی جامعه، توسعه‌ی روابط عمومیالکترونیک نه تنها یک ضرورت، بلکه یک الزام غیر قابل انکار است که خواسته یاناخواسته باید به سوی آن برویم.
روابط عمومیها به دلایل مختلف باید بتوانندگام به گام و در عین حال با سرعتی قابل قبول، روش‌های سنتی را کنار گذاشته و بااستفاده از ابزار روابط عمومی الکترونیک، وظایف خود را انجام دهند و یا تلفیقی ازروابط عمومی سنتی و الکترونیک را بکار گیرند؛ چرا که مخاطب امروز با مخاطب دیروزمتفاوت است. مخاطبان امروزی، خود به دنبال اطلاعات رفته و منتظر دریافت اطلاعات ازدیگران نیستند، بنابراین روابط عمومیها باید بتوانند با استفاده از شیوه‌های نوین،اطلاعات لازم مخاطب را در سریع‌ترین زمان ممکن در اختیار وی قرار دهند.
حجموسیع اطلاعات و داده‌های گسترده که هر روزه نیز بر میزان آن افزوده میشود، یکیدیگر از الزامات حرکت به سمت روابط عمومی الکترونیک محسوب میشود، چرا که روش‌هایسنتی قادر به دسته‌بندی و ایجاد امکان دسترسی به حجم بالای داده‌های سازمان‌هایاجتماعی، اقتصادی فرهنگی و خدماتی نیستند و تنها روابط عمومی الکترونیک می‌تواند بااستفاده از فناوری‌های نوین این علم، این مشکل را مرتفع کند.
عصر ارتباطات واطلاعات، شرایط بین‌المللی و بهره‌گیری از رایانه و اینترنت در معادلات بین‌المللی،دیگر ضرورت اجتناب‌ناپذیر پرداختن به روابط عمومی الکترونیک است، به گونه‌ای کهدیگر نمی‌توان اطلاعات دنیا را از طریق اینترنت دریافت کرد و با روش‌های سنتی ومعمول به آنها پاسخ داد. در چنین شرایطی تنها از طریق روابط عمومی الکترونیک،تعامل با کشورهای دنیا قابل توسعه بوده و می‌توان به آن عمق بخشید.
در این جاباید یادآور شد، حرکت آزاد اطلاعات و آگاهی‌رسانی همگانی و توسعه انسانی، قدرت‌بخشیمردم و مشارکت بیشتر آنها در فرایند تصمیم‌سازی، کاستن از تنش‌ها و مخاصمه‌هایقومی، منطقه‌ای و بین‌المللی، ارتقای سطح سواد عمومی و ... نتیجه بهره‌گیری صحیح ازفنآوری‌های نوین اطلاعاتی (IT) است.
اما شاید عمده‌ترین سؤالات ما در عصراینترنت این باشد که چگونه میتوانیم در جهت اهداف روابط عمومی از سرویسهایالکترونیک استفاده کنیم و مهم‌تر این که چگونه می‌توان توسط این سرویس‌ها ارتباطمشتری و یا مخاطب را با روابط عمومی برقرار کرد.
در این راستا باید نکات زیر رامد نظر قرار دهیم؛
1- نوع جدیدی از مخاطبان با رسانههای الکترونیک در حالشکل‌گیری هستند.
2- روابط عمومی بهگونهای فزاینده در حال تغییر و گسترش است.
3- روابط عمومیها از ارتباط مستقیم به ارتباط از طریق تکنولوژی ارتباطات رویمیآورند.
4- تکنیکهای جدید, مناسبات ارتباطی میان روابط عمومیها و مخاطبانآن‌ها را تغییر خواهد داد, اما پیامرسانی یک مسوولیت مداوم برای روابط عمومیهاباقی خواهد ماند.
با ورود به دنیای جدید که در آن اینترنت حرف اصلی را میزند،روابط عمومی مسوولیتهایی تازه مییابد که عمده‌ترین آنها به شرح زیر است؛
1- اطلاع‌یابی که در این مرحله تهیه و تولید اطلاعات انجام میگیرد.
2- اطلاع‌شناسی که مرحله تدوین و تنظیم اطلاعات است.
3- اطلاع‌رسانی که مرحلهتوزیع و تبیین اطلاعات است.
یکی دیگر از دلایلی که باعث پرداختن به این بحثمی‌شود، آن است که روابط عمومی الکترونیک، سازمان‌ها را از قید و بند محدودیت‌هایزمانی و مکانی رها ساخته و به توسعه‌ی روابط عمومی و در نهایت به توسعه‌ی کشور کمکخواهد کرد.
البته نباید از نظر دور داشت که بحث آموزش در روابط عمومی آن هم درچنین شرایطی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. برگزاری دوره‌های آموزشی کوتاه‌مدت،میان‌مدت و بلندمدت و همایش‌های علمی منطقه‌ای، ملی و بین‌المللی با استفاده ازحضور اساتید مجرب و موفق در این عرصه می‌تواند شرایط مساعدتری را برای پذیرش اینتغییر و ایجاد انگیزه‌های بیشتر در مدیران، دست‌اندرکاران و متولیان روابط عمومی درکشور مهیا نماید. البته در این حوزه نیز مانند سایر حوزه‌ها در بهره‌گیری ازتکنولوژی‌های روز دنیا با تأخیری قابل تأمل نسبت به کشورهای توسعه‌یافته مواجههستیم و باید در این مسیر با سرعت بیشتری گام برداریم. هر چند که اقدامات صورتگرفته در این عرصه مانند برگزاری همایش‌های بین‌المللی، وبلاگ‌ها و پایگاه‌هایتخصصی روابط عمومی را می‌توان برای شروع حرکت به سمت روابط عمومی الکترونیک، مناسبو مفید ارزیابی کرد.
با توجه به مطالب ارائه شده، چنین به نظر می‌رسد که روابطعمومی الکترونیک، از ضرورت‌های اجتناب‌ناپذیر دولت الکترونیک بوده و روابط عمومیاست که می‌تواند و باید زمینه‌های لازم و بسترسازی مناسب را برای تحقق دولتالکترونیک فراهم نماید؛ چراکه هر‌گونه بیتوجهی نسبت به تربیت شهروند الکترونیک،باعث خواهد شد انرژی و هزینههای مربوط به ایجاد دولت الکترونیک هدر رفته و آن رابا شکست مواجه کند.
با این همه، روشن است که نیاز به توسعه آموزش و تربیتشهروند الکترونیکی، به اندازة ایجاد زیرساختهای ارتباطی برای توسعه IT در کشور ازاهمیت برخوردار است و اهمیت‌بخشی به روابط عمومی الکترونیک از سوی دولت‌مردان وسیاست‌گزاران عرصه روابط عمومی، می‌تواند این شرایط را تسهیل نماید.
روابط عمومی الکترونیک
نحوهٔ بکارگیری فنآوریهای جدید ارتباطی و شیوه‌های نوین اطلاع رسانی در جهت ارائه خدمات منطبق بر خواسته‌های مخاطبان بطور لحظه‌ای به منظور تحقق اهداف روابط عمومی است.
روابط عمومی الکترونیک لازمه و پیش فرض تحقق دولت الکترونیک است. دولت الکترونیک اصطلاحی است که به ارائه خدمات دولتی از طریق اینترنت و با استفاده از ابزارهای رایانه‌ای اطلاق میشود.
روابط عمومی الکترونیک در ایران
غایت بحث راه اندازی روابط عمومی الکترونیک در ایران، رسیدن به روزی است که بتوان تمام خدمات دولتی و حتی خصوصی را به راحتی و حتی بدون نیاز به مراجعه به پایگاههای مختلف، تنها با اتصال به یک پایگاه واحد انجام داد.
روابط عمومی سنتی
در شکل سنتی روابط عمومی برای راهنمایی مراجعین تان کار شما تهیه بروشور بصورت مکتوب، نصب تابلوی راهنمای طبقات و مواردی از این قبیل بود.
فرض کنید بسیاری از سازمانهای رسمی کشور، دارای ساختمانهای متعددی است و شما برای انجام کارتان نیاز دارید به هر ساختمانی و یا آدرسهای متفاوتی مراجعه کنید.
از تهیه مدارک مورد نیاز گرفته تا دانستن محل مراجعه از جمله اطلاعاتی است که اصولاً روابط عمومی‌های سازمان باید آنها را تهیه کرده و در قالب بروشوری به مراجعه کنندگان داده و یا در اختیار متصدیان مربوطه بگذارند.
با وجود چنین ابزاری است که مردم می‌توانند نظرات خود را بسیار راحتتر و بدون گذراندن فیلترها و سدهای مستحکم به سمع و نظر مسئولین سازمان برسانند. بی اغراق سرعت در اطلاع رسانی اصلی‌ترین عنصری است که روابط عمومی الکترونیک را به روابط عمومی سنتی تحمیل کرده‌است.
ایمیل
ایمیل یا صندوق پستی که امروزه کاربرد زیادی در بین کابران ایرانی پیدا نموده است. در نظر بگیرید برای نشان دادن یک طرح و یا متن پس از اخذ سفارش باید متن را در شرکت و یا محل کار خود انجام داده و برای گرفتن تایید باید دوباره به محل کار فرد نامبرده رفت و آن را تایید گرفت . حال باید حساب کرد که فرد مذکور در شهر شما باشد و امکان دسترسی به وی امکان پذیر است. ولی در پست الکترونیکی یا ایمیل شما می توانید از سراسر دنیا کار را قبول نموده و سفارش مورد نظر را انجام داده و دوباره کار را جهت تایید به فرد مورد نظر ارسال فرمایید بدون اینکه تحرک جسمی از خود نشان دهید. برای روشن شدن بیشتر موضوع مثالی دیگر می زنم.شما برای اینکه از وضعیت و اوضاع و احوال دوست خود مطلع شوید باید کاغذ و قلم برداشته و برای وی نامه ای بنویسید و آن را به صندوق پستی بیندازید.سپس پستچی نامه شما را به اداره پست منتقل نموده و در آنجا تفکیک می نمایند و به نشانی دوست شما ارسال می شود که این امر مستلزم کذر وقت و زمان است. ولی امروزه با پیشرفت تکنولوژی که فاصله ها را از بین برده شما با ایمیل و حتی چت کردن می توانید از حال دوستتان در کمترین زمان ممکن (حتی بدون فوت زمان) خبردار شوید.